個人情報保護方針

個人情報保護方針

制定年月日 2023年7月18日

スカイサービス株式会社

代表取締役会長 西田 和子

 

当社は、当社が取り扱う全ての個人情報の保護について、社会的使命を十分に認識し、本人の権利の保護、個人情報に関する法規制等を遵守します。また、以下に示す方針を具現化するための個人情報保護マネジメントシステムを構築し、最新のIT技術の動向、社会的要請の変化、経営環境の変動等を常に認識しながら、その継続的改善に、全社を挙げて取り組むことをここに宣言します。

 

a)個人情報は、不動産賃貸業・管理業業務における当社の正当な事業遂行上並びに従業員の雇用、人事管理上必要な範囲に限定して、取得・利用及び提供をし、特定された利用目的の達成に必要な範囲を超えた個人情報の取扱い(目的外利用)を行いません。また、目的外利用を行わないための措置を講じます。

 

b)個人情報保護に関する法令、国が定める指針及びその他の規範を遵守致します。

 

c)個人情報の漏えい、滅失、き損などのリスクに対しては、合理的な安全対策を講じて防止すべく事業の実情に合致した経営資源を注入し個人情報セキュリティ体制を継続的に向上させます。また、個人情報保護上、問題があると判断された場合には速やかに是正措置を講じます。

 

d)個人情報取扱いに関する苦情及び相談に対しては、迅速かつ誠実に、適切な対応をさせていただきます。

 

e)個人情報保護マネジメントシステムは、当社を取り巻く環境の変化を踏まえ、適時・適切に見直してその改善を継続的に推進します。

 

以上

【お問合せ窓口】

個人情報保護方針に関するお問合せにつきましては、下記窓口で受付けております。

スカイサービス株式会社 個人情報問合せ窓口

〒162-0067 東京都新宿区富久町8番22号

skysvc-k5@skyc.jp

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(個人情報に関する公表文)

 

■個人情報の取扱いについて

1.当社が取り扱う個人情報の利用目的

(1)ご本人から直接書面によって取得する個人情報(ホームページや電子メール等によるものを含む)の利用目的取得に先立ち、ご本人に対し書面により明示します。

 

(2)前項以外の方法によって取得する個人情報の利用目的

分類

利用目的

個人のお客様情報

ご利用履歴管理のため

お問合せ対応のため

お取引先担当者様情報

契約内容確認のため(通信記録等)

管理組合運営、保全管理、環境管理等の受託に伴い、お客様からお預かりする個人情報

委託された当該業務を適切に遂行するため

 

2.個人データの安全管理措置

当社は、取り扱う個人データの漏えい、滅失またはき損の防止、その他個人データの安全管理のため、安全管理に関する取扱規程などの整備および実施体制の整備など、十分なセキュリティ対策を講じるとともに、利用目的の達成に必要とされる正確性・最新性を確保するための適切な措置を講じ、万が一、問題等が発生した場合は、速やかに適当な是正対策を行います。

当社は、個人データの安全管理措置に関する社内規程を別途定めており、その具体的内容は主として以下のとおりです。安全管理措置に関するご質問については、上記【お問合せ窓口】までお寄せください。

 

(1)基本方針の整備

個人データの適正な取扱いの確保のため、「関係法令・ガイドライン等の遵守」、「安全管理措置に関する事項」、「質問および苦情処理の窓口」等について本基本方針を策定し、必要に応じて見直しています。

 

(2)個人データの安全管理に係る取扱規程の整備

取得、利用、保存、提供、削除・廃棄等の段階ごとに、取扱方法、責任者・担当者およびその任務等についての規程を整備し、必要に応じて見直しています。

 

(3)組織的安全管理措置

・個人データの管理責任者等の設置

・就業規則等における安全管理措置の整備

・個人データの安全管理に係る取扱規程に従った運用

・個人データの取扱状況を確認できる手段の整備

・個人データの取扱状況の点検及び監査体制の整備と実施

・漏えい等事案に対応する体制の整備

 

(4)人的安全管理措置

・従業者との個人データの非開示契約等の締結

・従業者の役割・責任等の明確化

・従業者への安全管理措置の周知徹底、教育及び訓練

・従業者による個人データ管理手続の遵守状況の確認

 

(5)物理的安全管理措置

・個人データの取扱区域等の管理

・機器及び電子媒体等の盗難等の防止

・電子媒体等を持ち運ぶ場合の漏えい等の防止

・個人データの削除及び機器、電子媒体等の廃棄

 

(6)技術的安全管理措置

・個人データの利用者の識別及び認証

・個人データの管理区分の設定及びアクセス制御

・個人データへのアクセス権限の管理

・個人データの漏えい・毀損等防止策

・個人データへのアクセスの記録及び分析

・個人データを取り扱う情報システムの稼動状況の記録及び分析

・個人データを取り扱う情報システムの監視及び監査

 

(7)委託先の監督

個人データの取扱いを委託する場合には、個人データを適正に取り扱っている者を選定し、委託先における安全管理措置の実施を確保するため、外部委託に係る取扱規程を整備し、定期的に見直しています。

 

(8)外的環境の把握

個人データを取り扱う国における個人情報の保護に関する制度を把握した上で安全管理措置を実施しています。

 

3.センシティブ情報の取扱い

当社は、要配慮個人情報(人種、信条、社会的身分、病歴、前科・前歴、犯罪被害情報などをいいます)ならびに労働組合への加盟、門地および本籍地、保健医療および性生活に関する個人情報(センシティブ情報)については、次の場合を除き、原則として取得、利用または第三者提供を行いません。

 

(1)法令等に基づく場合

 

(2)人の生命、身体又は財産の保護のために必要がある場合

 

(3)公衆衛生の向上又は児童の健全な育成の推進のため特に必要がある場合

 

(4)国の機関若しくは地方公共団体又はその委託を受けた者が法令の定める事務を遂行することに対して協力する必要がある場合

 

(5)保険料収納事務等の遂行上必要な範囲において、政治・宗教等の団体若しくは労働組合への所属若しくは加盟に関する従業員等のセンシティブ情報を取得、利用又は第三者提供する場合

 

(6)相続手続を伴う保険金支払事務等の遂行に必要な限りにおいて、センシティブ情報を取得、利用又は第三者提供する場合

 

(7)保険業の適切な業務運営を確保する必要性から、本人の同意に基づき業務遂行上必要な範囲でセンシティブ情報を取得、利用又は第三者提供する場合

 

4.個人番号および特定個人情報の取扱い

当社は、個人番号および特定個人情報について、法令で限定的に明記された目的以外のために取得・利用しません。番号法で限定的に明示された場合を除き、個人番号および特定個人情報を第三者に提供しません。

 

■保有個人データに関する事項の周知

当社で保有している保有個人データに関して、ご本人様又はその代理人様からの利用目的の通知、開示、内容の訂正、追加又は削除、利用の停止、消去及び第三者への提供の停止の請求及び第三者提供記録の開示(以下、「開示等の請求」といいます)につきましては、以下の要領にて対応させていただきます。

 

a)事業者の名称

 スカイサービス株式会社

 

b)個人情報の保護管理者

 管理者名:鈴木 尚士

 所属部署:事業部

 連絡先:03-6733-1452

 

c)全ての保有個人データの利用目的

分類

利用目的

個人のお客様情報

ユーザー様サポートのため

ご利用履歴管理のため

当社サービスのご案内のため

お問合せ対応のため

お取引先担当者様情報

契約内容確認のため(通信記録等)

当社従業員情報

社員の人事労務管理、業務管理、健康管理、セキュリティ管理のため

当社への採用応募者情報

採用応募者への連絡と当社の採用業務管理のため

特定個人情報

番号法に定められた利用目的のため


d)個人のお客様情報についての共同利用

当社は、提供いただいた個人情報を、利用目的達成に必要な範囲で、下記グループ会社と共同利用する場合があります。共同して利用する個人情報の項目、共同して利用する者の範囲、および管理責任を有する者は次のとおりです。

 

(共同利用の項目)

氏名・住所・生年月日・電話番号・FAX番号・Eメールアドレス・購入履歴等・ご提供及びお問い合わせいただいた内容

 

(共同利用者の範囲)

スカイコート株式会社、スカイコート賃貸センター株式会社、アートリフォーム株式会社、株式会社パティナージュ、スカイトラスト株式会社

 

(共同利用者の利用目的)

・スカイコートグループ各社の商品・サービスの提供、およびこれらのアフターサービスの提供

・商品開発等のための市場調査、データ分析のため

・スカイコートグループ各社の提供する商品、サービスのご紹介

・スカイコートグループ各社が開催(主催・共催・協賛)するフェア・催し物等に関するご案内のため

 

(個人情報の管理について責任を有する者)

スカイコート株式会社

〒162-0067 東京都新宿区富久町8-22 スカイビル

代表取締役 西田 和子

個人情報の管理責任者:石山 洋平

 

(個人データの第三者への提供および第三者からの取得)

当社は、次の場合を除き、あらかじめご本人の同意なく第三者に個人データを提供しません。

(1)法令に基づく場合

(2)人の生命、身体又は財産の保護のために必要がある場合であって、本人の同意を得ることが困難であるとき。

(3)公衆衛生の向上又は児童の健全な育成の推進のために特に必要がある場合であって、本人の同意を得ることが困難であるとき。

(4)国の機関若しくは地方公共団体又はその委託を受けた者が法令の定める事務を遂行することに対して協力する必要がある場合であって、本人の同意を得ることにより当該事務の遂行に支障を及ぼすおそれがあるとき。

(5)当該第三者が学術研究機関等である場合であって、当該第三者が当該個人データを学術研究目的で取り扱う必要があるとき(当該個人データを取り扱う目的の一部が学術研究目的である場合を含み、個人の権利利益を不当に侵害するおそれがある場合を除く)。

個人データを第三者に提供したとき、あるいは第三者から取得したとき(個人関連情報を個人データとして取得する場合を含みます。)、提供・取得経緯等の確認を行うとともに、提供先・提供者の氏名等、法令で定める事項を記録し、保管します。

 

e)Cookieを使用したアクセス情報の収集

Cookieは、お客様が当社のウェブサイトに訪問された際、お客様の使用するコンピュータのブラウザとサーバとの間で送受信されるデータです。Cookieはお客様のブラウザ内に保存され、サーバから参照されることがありますが、当社ウェブサイトよりCookieとして送るファイルには、単体では個人を特定するような情報は含んでおらず、お客様のプライバシーを侵害するものではなく、またお客様のコンピュータへ悪影響を及ぼすことはありません。

当社WEBサイトでは、以下の目的のためにCookieを使用しています。

(1)  当社のwebサイトの利用者動向分析

(2)  ご登録いただいた情報と関連付けた営業活動

尚、お客様にてCookieを使用しないよう設定することもできますが、その場合、本ホームページのサービスが一部うけられなくなることがございます。

 

f)保有個人データの取扱いに関する苦情の申し出先

スカイサービス株式会社  個人情報問合せ窓口

〒162-0067 東京都新宿区富久町8番22号 

skysvc-k5@skyc.jp

 

g)認定個人情報保護団体

      現在、当社が加盟する認定個人情報保護団体はありません。

 

h)保有個人データの開示等の求めに応じる手続き

(1) 開示等の求めの申し出先

開示等のお求めは、上記個人情報問合せ係にお申し出ください。

(2)開示等の求めに関するお手続き

①お申し出受付け後、当社からご利用いただく所定の請求書様式「保有個人データ開示等請求書」を郵送いたします。

②ご記入いただいた請求書、代理人によるお求めの場合は代理人であることを確認する書類、手数料分の郵便為替(利用目的の通知並びに開示の請求の場合のみ)を上記個人情報問合せ係までご郵送ください。

③上記請求書を受領後、ご本人確認のため、当社に登録していただいている個人情報のうちご本人確認可能な2項目程度(例:電話番号と生年月日等)の情報をお問合せさせていただきます。

④回答は原則としてご本人に対して書面(封書郵送)にておこないます。

(3)代理人によるお求めの場合、代理人であることを確認する資料

開示等をお求めになる方が代理人様である場合は、代理人である事を証明する資料及び代理人様ご自身を証明する資料を同封してください。各資料に含まれる本籍地情報は都道府県までとし、それ以降の情報は黒塗り等の処理をしてください。また各資料は個人番号を含まないものをお送りいただくか、全桁を墨塗り等の処理をしてください。

①代理人である事を証明する資料

<開示等の求めをすることにつき本人が委任した代理人様の場合>

本人の委任状(原本)

<代理人様が未成年者の法定代理人の場合>いずれかの写し

戸籍謄本

住民票(続柄の記載されたもの)

その他法定代理権の確認ができる公的書類

<代理人様が成年被後見人の法定代理人の場合>いずれかの写し

後見登記等に関する登記事項証明書

その他法定代理権の確認ができる公的書類

②代理人様ご自身を証明する資料

運転免許証

パスポート

健康保険の被保険者証

住民票

(4)利用目的の通知または開示及び第三者提供記録の開示のお求めについての手数料

1回のお求めにつき1000円

(お送りいただく請求書等に郵便為替を同封していただきます)

 

以上